7 façons dont les architectes peuvent améliorer leur trésorerie en 2021

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Comme pour toutes les entreprises, un flux de revenus durable est essentiel à la survie des cabinets d’architecture. Les designs les plus innovants et les plus beaux du monde ne comptent pour rien si vous n’êtes pas payé pour votre travail, de préférence à temps et avec une cadence régulière. Compte tenu des graves conséquences d’un échec dans ce domaine, il est important que les architectes maintiennent les meilleures pratiques financières et forment les jeunes employés à comprendre et à évaluer l’importance des processus de paiement.

Les conseils ci-dessous sont un guide utile pour les architectes qui souhaitent être payés plus rapidement et plus régulièrement, et encouragent une culture de transparence qui aide à maintenir une relation positive entre l’entreprise et ses clients.

1. Chargez un titulaire au début d’un projet.

Il est important de laisser un dépôt de garantie ou retenu lorsque vous commencez à travailler sur un projet afin d’avoir une certaine sécurité en cas de circonstances imprévues. Si vous ne le faites pas et que quelque chose arrive à vos clients ou à leurs entreprises, il se peut que vous ne soyez jamais facturé pour les heures que vous et vos employés avez travaillées depuis votre dernière facture.. Calculez les frais mensuels que vous facturerez à votre client et facturez-le un mois à l’avance. Afin de recevoir le paiement à temps, n’activez pas le statut du projet dans votre système de facturation tant que vous n’avez pas l’argent pour la rétention à portée de main.

2. Incluez les articles gratuits sur les factures.

Il est toujours utile d’afficher des éléments de campagne gratuits sur vos factures afin que vos clients puissent voir et comprendre toute l’étendue de votre travail, qu’ils reçoivent des services sélectionnés sans frais supplémentaires. Cela montre à votre client la valeur réelle du que vous lui offrez. De plus, il est plus facile de justifier la facturation des mêmes services plus tard, car votre client sait que vous lui avez déjà fait la faveur d’exécuter ces services plusieurs fois gratuitement.

Image via BQE

3. Ajouter des suppléments pour les dépenses remboursables.

Les heures facturables s’étendent plus loin que prévu, et celles-ci ne doivent pas être ignorées par les architectes qui cherchent à gérer une entreprise durable. Vous devez ajouter une majoration – généralement d’environ 10 à 20% – à vos dépenses remboursables pour couvrir le temps nécessaire à votre équipe pour planifier et gérer ces dépenses. Par exemple, il faut du temps pour planifier un voyage et organiser l’hébergement pour des visites régulières du site. Vous devez ajouter un supplément à vos clients pour couvrir le temps que vous avez passé à terminer le processus.

4. Calculez les intérêts de retard.

Inclure les intérêts de retard est la meilleure façon de motiver vos clients à vous payer à temps. Si vous ne prenez pas d’amende, votre facture ne sera pas une priorité pour les personnes occupées à jongler avec plusieurs factures. Si vous êtes préoccupé par la façon cela pourrait affecter votre relation avec votre client, rappelez-vous que la facturation de frais de retard supplémentaires est courante dans tout secteur de services, que ce soit votre avocat ou votre société gazière. Tant que vous indiquez clairement les conséquences d’un retard de paiement dans votre contrat, il ne devrait y avoir aucun malentendu.

5. Divisez vos tâches terminées en factures.

Sur chaque facture, indiquez toujours les tâches que vous avez effectuées et les heures nécessaires pour les accomplir. Vous bénéficiez de cette transparence de plusieurs manières: Premièrement, votre client peut voir clairement où va son argent et comprendre la valeur totale du service que vous offrez. Deuxièmement, si on vous demande de faire des travaux supplémentaires, vous pouvez justifier des frais plus élevés pour ces services. Après tout, cela aide à instaurer la confiance dans votre entreprise et à montrer à votre client que vous êtes travailleur et soucieux du détail.

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6. Automatisez vos factures.

Si vous générez toujours manuellement chaque facture, vous perdez un temps précieux que vous pourriez consacrer à la conception, à la planification et à l’élaboration de stratégies pour votre entreprise. Une grande partie du travail impliqué dans la création de factures implique des tâches répétitives, ce qui rend le processus adapté à l’automatisation. Il existe maintenant des plates-formes sophistiquées, mais faciles à utiliser, qui automatisent votre processus de facturation, vous faisant gagner des heures, voire des jours, chaque mois. En automatisant vos factures, vous augmentez votre flux de en créant un processus de facturation prévisible et simple que votre entreprise et vos clients connaissent.

7. Acceptez les paiements par cartes de crédit / débit et ACH

Rendre le paiement aussi simple que possible pour les clients est important si vous souhaitez votre trésorerie. Fournissez aux clients des portails de paiement en ligne pour payer avec des cartes de crédit, des cartes de débit et des chèques électroniques, et mentionnez les avantages (plus rapide, plus pratique, plus sûr pour les deux parties, etc.). Lorsque le portail est intégré à votre solution globale d’administration commerciale, l’enregistrement de paiement est saisi automatiquement, ce qui simplifie encore les tâches administratives des employés.

En mettant en œuvre les directives ci-dessus, vous aurez une base solide pour la construction d’un bureau d’architecture financièrement viable à long terme. Une fois ces bases en , vous pouvez concentrer vos énergies sur la satisfaction de vos clients existants et gagner de nouvelles commissions pour créer une entreprise à la fois prospère et durable.

Pour plus d’informations sur l’amélioration des pratiques de facturation, consultez le livre électronique 5 pratiques de facturation qui mettront votre entreprise au point mort par Logiciel BQE, les développeurs de BQE CORE Architect, la solution Smart Cloud Practice Management, avec laquelle vous pouvez gérer efficacement et de manière productive l’ensemble de la gestion de vos projets, du suivi du temps et des coûts, de la facturation, de la comptabilité, des ressources humaines et de la gestion de la relation client sur une seule plateforme. Pour voir comment votre entreprise peut accélérer le processus de paiement avec BQE CORE Architect, Cliquez ici.

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