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Lior Schnabel est Managing Partner de Precise, une société qui fournit des services de gestion et de contrôle financiers aux cabinets d’architectes et d’ingénieurs aux États-Unis et en Europe.
La plupart des cabinets d’architecture et d’ingénierie réservent des heures et mesurent les profits et les pertes des projets en conséquence. Cependant, de nombreuses entreprises ne suivent PAS les heures facturables et l’utilisation en temps réel. En conséquence, non seulement leurs mesures de rentabilité sont erronées, mais des informations critiques sur l’efficacité de l’entreprise sont souvent négligées.
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Combien d’heures facturables pouvons-nous attendre de nos employés ?
Les heures facturables sont les heures consacrées à des projets facturables.
L’utilisation est le pourcentage d’heures facturables par rapport au nombre total d’heures.
Sur la base des statistiques des 450 entreprises A/E avec lesquelles nous travaillons aux États-Unis et en Europe, nous avons constaté que le nombre annuel moyen d’heures facturables par professionnel se situe entre 1 600 et 1 900 heures. Aux États-Unis, par exemple, il y a plus d’heures facturables par employé qu’à Londres et à Paris en raison des lois régionales du travail.
Et si nous avons moins d’heures facturables que prévu ?
Répondons à cette question à titre d’exemple.
Supposons que nous ayons un employé, Joe, dont le coût annuel est de 144 000 $ (y compris les frais généraux mais pas les bénéfices). En supposant que Joe travaille 1 800 heures facturables par an, son coût horaire est de 80 $/heure.
Évidemment, si Joe travaillait 1 000 heures (coût 80 000 $) sur un projet donné que l’entreprise recevait 90 000 $, le profit pour le projet serait de 10 000 $.
Mais si Joe travaille au total 1 500 heures annuelles facturables au lieu de 1 800, c’est son sauts de coût horaire réels de 80$ à 96$, et maintenant le projet perd 6000$ à la place !
N’oubliez pas : en fin de compte, les projets payables de l’entreprise doivent couvrir les coûts et les bénéfices de l’entreprise. Par conséquent, lorsque nous mesurons la rentabilité, nous devons utiliser les heures facturables réelles.
Une faible utilisation/heures facturables indiquent des problèmes d’efficacité
Une faible utilisation et des heures facturables indiquent généralement l’un des problèmes d’efficacité suivants :
1. Inefficacité au travail
Les employés facturables devraient passer la plupart de leur temps sur des projets facturables. Parfois, les employés facturables consacrent cependant beaucoup de temps à l’administration (c’est-à-dire des heures non facturables). Nous avons remarqué une fois qu’un employé rémunéré passait 30 heures par mois à numériser des documents, ce qui bien sûr n’aurait pas dû arriver !
Dans de tels cas, nous devons mieux définir la description de poste de l’employé et nous assurer que le travail administratif est effectué par le personnel administratif.
2. Problèmes structurels
Les clients et les employés ont souvent plus d’heures non facturables que les autres employés facturables, car ils consacrent plus de temps aux suggestions et à l’administration. Dans notre expérience, lorsque le taux d’utilisation d’une entreprise est inférieur à 85 %, nous devons examiner la structure de l’entreprise. Il y a des cas où tout le monde est tellement occupé à gérer que personne n’a le temps de faire le travail.
3. Réduction du volume de travail et déséquilibre entre les équipes
L’un des premiers signes d’une diminution de la charge de travail est une diminution des heures facturables et de l’utilisation. Habituellement, il apparaîtra dans une ou deux équipes, ce qui signifie probablement que cette équipe n’est pas aussi occupée que les autres équipes et devrait soit obtenir plus de projets, soit transférer du personnel vers les autres équipes.
Évidemment, si cela se produit à tous les niveaux, le problème est à l’échelle de l’entreprise et nous devons prendre d’autres mesures. Une faible utilisation n’est pas le seul signe d’une charge de travail légère, mais c’est un indicateur avancé qui peut vous aider à prendre des décisions à l’avenir.
4. Pratiques inappropriées en matière de feuilles de temps
Parfois, il s’agit simplement de ne pas publier correctement les feuilles de temps. Cela ne doit pas être pris à la légère. Des rapports de suivi du temps incorrects vous empêcheront de réaliser les problèmes ci-dessus. Le fait de ne pas réserver les heures avec précision indique souvent un manque d’attention à l’efficacité et à la rentabilité. Si vous ne mesurez pas avec précision la rentabilité de vos projets, vous êtes probablement confronté à des problèmes d’efficacité.
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En mettant en œuvre des processus pour augmenter leurs heures facturables et leurs nombres d’utilisation, de nombreuses entreprises qui avaient auparavant une faible utilisation et des heures facturables ont amélioré leurs performances financières et leur rentabilité. Les entreprises d’architecture et d’ingénierie qui peuvent mesurer avec précision leur rentabilité tout en respectant leurs heures facturables et leurs objectifs d’utilisation gagnent plus d’argent.
Lior Schnabel est Managing Partner de Precise, une société qui fournit des services de gestion et de contrôle financiers aux cabinets d’architectes et d’ingénieurs aux États-Unis et en Europe.
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