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Sommaire
1.Faites des fautes d’orthographe et de grammaire
Mes amis, il ne devrait y avoir aucun doute à ce sujet, mais vous seriez surpris du nombre de courriels que je vois sur mon bureau chaque jour avec une orthographe et une grammaire médiocres ou inexistantes.
Vous pouvez dire quand quelqu’un n’a pas écrit souvent ou quand il ne se soucie tout simplement pas du format et du professionnalisme d’un e-mail.
Revenons à ce que nous avons discuté ci-dessus à propos d’un e-mail qui n’est essentiellement qu’un équivalent numérique d’une lettre physique. Souhaitez-vous simplement pas ponctuer des phrases dans une lettre? N’aimeriez-vous pas faire la vérification orthographique? N’essaieriez-vous pas de relire?
Je veux dire peut-être que vous le feriez, mais je ne pense pas. Je crois en vous.
Alors ne pensez pas au fait que vous pouvez vous relâcher dans un e-mail. Prenez une minute supplémentaire pour rédiger chaque e-mail en sachant qu’il s’agit d’un e-mail physique.
2. Critiquer ou blâmer les collègues
Je ne sais pas si j’ai déjà blâmé quelqu’un pour quelque chose dans un e-mail. En tant qu’architecte, la culpabilité conduit à plus de problèmes que de solutions. Critiquer une personne ou un groupe pour quelque chose qui peut s’être produit n’est pas productif et peut être utilisé ultérieurement dans un e-mail contre cette partie ou contre vous, selon le problème.
Une question que je me suis toujours posée en écrivant littéralement TOUT est: « Serais-je prêt à laisser quelqu’un lire ceci? » Je pense en particulier à mes grands-parents. Non pas qu’ils voulaient lire mes e-mails, mais auraient-ils eu honte de ce que j’ai écrit?
J’essaie d’être une personne assez équilibrée dans l’ensemble, donc je n’ai pas vraiment tendance à utiliser un langage conflictuel lors de l’écriture de toute façon, mais avec cela à l’esprit, je ne peux pas passer du côté le plus sombre du courrier électronique.
C’est peut-être une leçon ringarde, mais n’écrivez rien à moins que vous ne vouliez que quelqu’un la lise.
3. Se plaindre des autres
Avez-vous des tirades par e-mail avec vos collègues du bureau au sujet d’autres personnes au bureau ou en dehors? Si vous avez dit oui, arrêtez. Arrêtez de faire ça immédiatement. Peu importe que vous vous lanciez dans quelque chose de réel ou non.
Se plaindre des autres est toxique, surtout quand on l’écrit. Revenons au dernier point: et si la personne dont vous parliez l’avait découvert? Et si votre patron le faisait?
Si vous avez des plaintes légitimes concernant quelque chose ou quelqu’un, essayez d’y répondre directement et de vous déconnecter de la source du problème. Parler au téléphone ou en personne peut instantanément relâcher une tension qui n’a pas besoin de s’aggraver dans un coin sombre de votre boîte de réception.
4. Trop d’explications
Laissez-moi vous dire, j’ai toujours surestimé des sujets comme personne. J’étais vraiment un professionnel. Avec le recul, je travaille toujours dessus.
Tu sais pourquoi?
Les gens perdent tout intérêt pour ce dont vous parlez et la communication tombe essentiellement en panne.
Vous avez peut-être écrit votre e-mail épique Guerre et Paix pour expliquer vos connaissances encyclopédiques sur quelque chose, mais cela ne vous servira qu’à la fin. Cela n’aide pas les gens à l’autre bout à comprendre le but de l’e-mail, ou cela les aidera à rechercher votre bibliothèque de romans plus tard s’ils en ont besoin.
5. Utilisez le jargon architectural
Nous sommes des architectes. En tant que tel, nous parlons un peu dans notre propre langue. Nous avons appris des années de travail dans un bureau qu’il y a des mots que nous avons réinterprétés et il y a des mots que nous venons de trouver pour expliquer nos efforts créatifs.
Eh bien, cela signifie que nous devons parler aux gens comme VOUS parlez. La communication tombe essentiellement en panne lorsque quelqu’un ne peut pas comprendre ce que vous dites.
Si vous ne connaissez pas la langue que parle quelqu’un d’autre, vous ne pourrez pas discuter des nuances des problèmes à résoudre. Les e-mails sont les mêmes. Vous ne pouvez envoyer à personne la façon dont vous parlez à vos amis architectes qui vivent avec vous dans le monde du design depuis des années.
Le meilleur épisode auquel je puisse penser est la manière dont les journaux sont écrits. La plupart des journaux ont une compréhension de lecture de quatrième ou de cinquième année afin que les lecteurs puissent comprendre les nouvelles qui leur sont présentées.
Vous devez traiter votre e-mail de la même manière. Écrivez à votre public, pas à vous-même.
Image via Business Insider